Podepsaná pracovní smlouva ještě neznamená, že je nový zaměstnanec připravený nastoupit do provozu.
Mezi přijetím nabídky a první skutečně odpracovanou směnou existuje řada kroků, které musí firma zvládnout správně a ve správném pořadí.
Může jít o doplnění osobních údajů, pracovnělékařskou prohlídku, BOZP, přístupy do systémů, předání pracovních pomůcek, zařazení na správnou pobočku nebo přípravu první směny.
A právě tady se onboarding často začne komplikovat.
Kdy je tedy nový zaměstnanec opravdu připravený nastoupit?
Podpis smlouvy je pouze jeden krok
Pracovní smlouva je důležitý dokument, ale sama o sobě neříká, že má zaměstnanec všechno potřebné pro výkon práce.
Před prvním dnem může být nutné zajistit například:
doplnění osobních a kontaktních údajů pracovnělékařskou prohlídku vstupní školení BOZP seznámení s interními pravidly přidělení pracovních pomůcek vytvoření přístupů do firemních systémů přiřazení na konkrétní pobočku nebo pracoviště ověření potřebných kvalifikací naplánování první směny
Pokud jeden z těchto kroků chybí, zaměstnanec může být administrativně přijatý, ale provozně ještě nepřipravený.
Preboarding začíná dříve než první pracovní den
Velká část nástupního procesu může proběhnout ještě před samotným nástupem.
Právě k tomu slouží preboarding.
Nový zaměstnanec může ještě před prvním dnem získat potřebné informace, doplnit údaje, obdržet dokumenty nebo instrukce a připravit se na to, co ho čeká.
Firma díky tomu nemusí první pracovní den začínat administrativním maratonem.
Preboarding může pomoci například s:
odesláním pozvánky do systému vyplněním osobních údajů přípravou a předáním dokumentů informacemi o místě nástupu pokyny k pracovnělékařské prohlídce předáním základních informací o firmě a provozu
První pracovní den pak může být více zaměřený na samotné zapojení zaměstnance do týmu a práce.
Onboarding není jeden úkol, ale série navazujících kroků
Jednou z nejčastějších chyb je vnímat onboarding jako jednu aktivitu.
Ve skutečnosti jde o proces, ve kterém na sebe jednotlivé kroky navazují.
Například nemá smysl plánovat první směnu na pracovišti, pokud zaměstnanec ještě nemá potřebnou kvalifikaci nebo neabsolvoval požadované školení.
Stejně tak může být zbytečné vydávat přístupy do systému někomu, u koho ještě není dokončená základní dokumentace.
Dobře nastavený onboarding proto pracuje s pořadím a návaznostmi.
Firma by měla mít jasno v tom:
co musí být hotové jako první které kroky mohou probíhat souběžně kdo za jednotlivé úkoly odpovídá co blokuje další pokračování co už je dokončeno a co ještě zbývá Checklist je praktičtější než e-mailový řetězec
V menší firmě může onboarding začínat několika e-maily a jednoduchým seznamem úkolů.
Jakmile ale přibývá více nových zaměstnanců, poboček nebo odpovědných lidí, začíná být obtížné udržet přehled.
Typická situace může vypadat takto:
HR čeká na dokumenty vedoucí čeká na potvrzení termínu nástupu IT ještě nevytvořilo přístup BOZP čeká na školení sklad nepřipravil pracovní pomůcky
Každý přitom může mít pocit, že svoji část už udělal.
Centrální onboardingový checklist umožňuje vidět celý proces na jednom místě a snadno zjistit, který krok stále chybí.
Odpovědnost musí být jasná
U nástupu zaměstnance se často potkává více rolí.
Personalista připravuje dokumenty, vedoucí řeší zařazení na pracoviště, jiný člověk může mít na starosti BOZP a další kolega pracovní pomůcky nebo přístupy.
Pokud není jasné, kdo za co odpovídá, vznikají zbytečné prodlevy.
Dobře nastavený proces by měl u každého kroku určit:
kdo je odpovědný do kdy má být úkol hotový zda je úkol povinný co se stane po jeho dokončení
Díky tomu onboarding nestojí na tom, že si někdo všechno pamatuje.
Pracovnělékařská prohlídka a BOZP nejsou formalita
Některé kroky nejsou pouze administrativní.
Přímo ovlivňují to, zda může zaměstnanec bezpečně a správně nastoupit na konkrétní práci.
To platí například pro pracovnělékařské prohlídky, BOZP nebo odborné kvalifikace.
Proto má smysl, aby onboarding nebyl oddělený od ostatních informací o zaměstnanci.
Pokud systém ví, že určitý krok ještě není dokončený, měl by být tento stav viditelný i při dalším plánování.
Manažer tak nemusí před první směnou ručně kontrolovat několik různých evidencí.
Pracovní pomůcky a vybavení patří do stejného procesu
V mnoha provozech zaměstnanec před nástupem nebo v první den přebírá pracovní oděv, ochrannou obuv, helmu, techniku nebo jiné vybavení.
Pokud se tato agenda řeší úplně odděleně, může snadno vzniknout situace, kdy zaměstnanec sice nastoupí, ale nemá všechno potřebné pro svou práci.
Proto dává smysl, aby evidence pomůcek navazovala přímo na onboarding.
Firma tak může mít přehled:
co má být zaměstnanci vydáno co už převzal co stále chybí zda existuje potvrzení o převzetí První směna by měla být výsledkem připravenosti
Naplánování první směny je často vnímáno jako samozřejmý poslední krok.
Ve skutečnosti by ale mělo být potvrzením, že předchozí části nástupního procesu byly skutečně dokončené.
Než zaměstnanec nastoupí, měla by mít firma jistotu, že:
má kompletní potřebnou dokumentaci splnil požadované podmínky pro práci má potřebná školení a kvalifikace má přidělené pracovní pomůcky má vytvořené potřebné přístupy ví, kde a kdy má nastoupit
Teprve v tu chvíli lze říct, že je zaměstnanec skutečně připravený do provozu.
Co se stane, když jeden krok chybí
Nedokončený onboarding nemusí vždy znamenat okamžitý problém.
Často ale vytváří riziko, které se projeví až později.
Může jít například o:
chybějící dokumentaci nepřipravené pracovní pomůcky neaktivní přístup do systému neabsolvované školení nesprávné zařazení na pracoviště zmatky kolem první směny
Čím dříve firma vidí, že některá část procesu není dokončená, tím jednodušší je ji opravit.
Onboarding by měl plynule pokračovat do běžného pracovního života
Nástup zaměstnance není izolovaný proces, který po prvním dni skončí.
Informace, které během onboardingu vzniknou, se používají i později.
Pracovní zařazení ovlivňuje plánování směn. Kvalifikace ovlivňuje, jakou práci může zaměstnanec vykonávat. Dokumentace pokračuje během celého pracovního poměru. Pomůcky se později vracejí nebo mění. BOZP a prohlídky mají další termíny.
Proto dává smysl, aby onboarding nebyl samostatným ostrůvkem.
Měl by být začátkem jednoho společného životního cyklu zaměstnance.
Od preboardingu po první směnu v Naplánuj.online
Právě tímto směrem je postavený Naplánuj.online.
Preboarding, onboarding, dokumentace, BOZP, lékařské prohlídky, pracovní pomůcky, zaměstnanecký profil a plánování směn pracují se stejným zaměstnancem a navazují na sebe.
Firma tak nemusí sledovat nástup v několika různých tabulkách, e-mailech a aplikacích.
Vidí, co už je hotové, co ještě chybí a zda je zaměstnanec skutečně připravený na svůj první pracovní den.
Dobře zvládnutý nástup šetří čas oběma stranám
Kvalitní onboarding není jen příjemnější zkušenost pro nového zaměstnance.
Je také praktickým nástrojem pro HR a manažery.
Snižuje množství ručního dohledávání, omezuje zmatky, pomáhá držet odpovědnosti a dává všem zúčastněným stejný přehled.
A především pomáhá zajistit, že první pracovní den nezačíná otázkou:
„Co nám ještě chybí?“
Ale tím, že nový kolega může skutečně začít pracovat.
Od první pozvánky po první směnu. A dál až po poslední směnu.