Ve firmách se každý den předává obrovské množství informací.
Změny směn, provozní oznámení, nové interní směrnice, připomínky, fotografie z akcí, poděkování zaměstnancům nebo informace o tom, co se ve firmě právě děje.
Problém není v tom, že by firmy informace neměly.
Problém je v tom, že jsou často rozdělené mezi e-mail, WhatsApp, papírovou nástěnku, interní chat a ústní předávání.
A právě tehdy vzniká jednoduchá otázka:
Kde má zaměstnanec hledat aktuální informace, které se ho skutečně týkají?
Firemní nástěnka už nemusí viset na zdi
Klasická firemní nástěnka má jednu velkou výhodu.
Je jednoduchá.
Člověk přijde do práce, podívá se na ni a během chvíle ví, jestli se něco změnilo.
Jenže moderní provoz už často nefunguje tak, že všichni zaměstnanci každý den projdou kolem stejné chodby.
Někteří pracují na jiné pobočce, jiní mají směnný provoz, část lidí je v terénu a další se do práce dostanou jen několikrát týdně.
Papírová nástěnka tak přestává být spolehlivým místem pro důležité informace.
E-mail není vždy nejlepší komunikační kanál
Další možností je e-mail.
Ten funguje dobře pro formální komunikaci, dokumenty nebo individuální zprávy.
Pro každodenní provoz má ale také své limity.
Zaměstnanci mohou dostávat desítky zpráv denně, důležité informace se ztratí mezi ostatními e-maily a někteří pracovníci firemní e-mail vůbec pravidelně nepoužívají.
Navíc není vždy jednoduché poznat:
které oznámení je stále aktuální, která informace se týká celé firmy, která pouze konkrétní pobočky nebo týmu, co už bylo nahrazeno novější zprávou.
E-mail tak zůstává důležitým nástrojem, ale nemusí být ideálním místem pro každodenní interní komunikaci.
WhatsApp je rychlý, ale ne vždy vhodný
V mnoha firmách se provozní komunikace postupně přesune do WhatsAppu nebo jiné běžné chatovací aplikace.
Je to pochopitelné.
Zpráva se odešle rychle, lidé ji mají v telefonu a většina zaměstnanců podobné aplikace dobře zná.
Jenže s rostoucím počtem lidí začínají vznikat další problémy.
Informace se ztrácí v dlouhé historii zpráv, důležité oznámení může rychle zmizet pod běžnou konverzací a zaměstnanci často používají své soukromé účty a telefonní čísla.
Pro firmu je navíc složitější udržet komunikaci přehlednou a oddělit pracovní informace od soukromé konverzace.
Interní komunikace potřebuje jedno místo
Moderní firemní nástěnka by neměla být pouze digitální kopií papírové tabule.
Měla by fungovat jako centrální místo pro informace, které zaměstnanec skutečně potřebuje.
Na jednom místě tak může firma zveřejňovat například:
provozní oznámení, změny důležité pro zaměstnance, informace z jednotlivých poboček, novinky z firmy, interní akce, poděkování a ocenění kolegů, fotografie z firemního života, organizační informace.
Zaměstnanec potom nemusí hledat, jestli byla důležitá zpráva v e-mailu, chatu nebo na fyzické nástěnce.
Ví, kde informace najde.
Nástěnka nemusí být jednosměrná
Klasická nástěnka funguje jedním směrem.
Firma něco zveřejní a zaměstnanec si to přečte.
Digitální prostředí ale umožňuje mnohem víc.
Zaměstnanci mohou na obsah reagovat, komentovat ho nebo označit kolegu, kterého se informace týká.
To dává interní komunikaci přirozenější podobu a umožňuje, aby se z oznámení nestal jen další pasivní text.
Firma zároveň získává lepší představu o tom, které informace mezi zaměstnanci skutečně rezonují.
Ne každá informace je pro každého
Jedním z největších problémů interní komunikace je přetížení informacemi.
Pokud každý zaměstnanec dostává všechny zprávy z celé firmy, velmi rychle přestane sledovat i ty důležité.
Proto dává smysl pracovat s kontextem.
Informace může být určená například:
celé firmě, konkrétní pobočce, určitému týmu, vybrané skupině zaměstnanců.
Díky tomu může každý zaměstnanec dostávat především to, co se ho skutečně týká.
Méně zbytečných zpráv znamená větší šanci, že důležitá informace nezapadne.
Načasování je stejně důležité jako obsah
Některé informace není potřeba zveřejnit okamžitě.
Firma může například připravit oznámení o změně provozu, připomínku firemní akce nebo důležitou informaci pro zaměstnance dopředu.
Možnost naplánovat publikaci umožňuje připravit komunikaci s předstihem a zveřejnit ji ve správný okamžik.
Interní komunikace se tím nestává další činností, kterou musí někdo řešit ručně přesně ve chvíli, kdy má být zpráva zveřejněná.
Firemní komunikace patří tam, kde zaměstnanec pracuje se svým pracovním životem
Pokud zaměstnanec používá jeden systém pro směny, jiný pro docházku, další pro dokumenty a čtvrtý pro komunikaci, musí se neustále přepínat mezi několika prostředími.
Praktičtější je, když je interní komunikace součástí stejného pracovního prostředí.
Zaměstnanec se přihlásí, aby zkontroloval směnu, dostupnost nebo dokumenty, a zároveň vidí nové firemní informace.
Komunikace se tak přirozeně stává součástí každodenní práce.
Firemní nástěnka není jen místo pro oznámení
Dobře navržená firemní nástěnka může pomáhat i s firemní kulturou.
Nemusí obsahovat pouze formální provozní informace.
Může ukazovat také:
úspěchy jednotlivých týmů, nové kolegy, fotografie z akcí, poděkování zaměstnancům, jubilea a důležité události, zákulisí firmy.
Zaměstnanec tak nevidí pouze to, co musí udělat, ale také to, co se ve firmě děje.
To může být zvlášť důležité ve firmách s více pobočkami nebo směnným provozem, kde se mnoho kolegů osobně potkává jen omezeně.
Komunikace musí zůstat přehledná
S rostoucím množstvím příspěvků ale vzniká další otázka.
Jak zajistit, aby se důležité informace neztratily i na digitální nástěnce?
Pomáhá například:
vyhledávání v příspěvcích, přehledné řazení obsahu, možnost pracovat s plánovaným publikováním, rozlišení aktuálních a starších informací, zobrazení obsahu podle toho, koho se týká.
Cílem není vytvořit další sociální síť, ve které se zaměstnanec ztratí.
Cílem je dát firemní komunikaci jasné a přirozené místo.
Firemní zeď jako součást Naplánuj.online
Právě proto je součástí Naplánuj.online také firemní nástěnka.
Je propojená s prostředím, ve kterém zaměstnanci pracují se svými směnami, dostupností, dokumenty a dalšími pracovními informacemi.
Firma zde může zveřejňovat oznámení, novinky nebo obsah z každodenního života a zaměstnanci na něj mohou reagovat, komentovat ho nebo označovat své kolegy.
Příspěvky je možné připravit dopředu a naplánovat jejich zveřejnění.
Komunikace tak není odděleným nástrojem navíc, ale další součástí pracovního prostředí zaměstnance.
Moderní workforce management není jen o evidenci
Řízení zaměstnanců není pouze o směnách, docházce a dokumentech.
Stejně důležitá je schopnost předávat lidem správné informace ve správný čas.
Zaměstnanec by měl vědět:
co se ve firmě mění, co se ho týká, kde najde aktuální informace, jak může reagovat nebo se zapojit.
Pokud je interní komunikace přirozenou součástí stejného systému jako ostatní pracovní procesy, firma získává jedno prostředí místo dalšího samostatného kanálu.
Méně hledání, více přehledu
Dobrá interní komunikace nemusí znamenat více zpráv.
Naopak.
Měla by znamenat méně hledání, méně opakovaného vysvětlování a větší jistotu, že zaměstnanci vědí, kde najdou aktuální informace.
Firemní nástěnka už proto nemusí být korková tabule na chodbě.
Může být přirozenou součástí každodenní práce a místem, které propojuje informace, zaměstnance i samotnou firmu.
Od nástupu po poslední směnu.