U zaměstnanců nestačí vědět jen to, kdo má kdy přijít do práce.
Stejně důležité je mít přehled o tom, zda má zaměstnanec platnou pracovnělékařskou prohlídku, absolvované školení BOZP, potřebná oprávnění, aktuální pracovní dokumentaci a případně také správně evidované pracovní pomůcky.
Dokud je zaměstnanců málo, firmy si často vystačí s tabulkou, kalendářem, e-mailem nebo papírovou složkou.
Jakmile ale tým roste, přibývají pobočky, více provozů nebo směnný režim, začíná být stále těžší udržet všechny informace aktuální a na jednom místě.
A právě tehdy vzniká důležitá otázka:
Kdo ve firmě hlídá, komu co končí a co je potřeba řešit dřív, než bude pozdě?
Informace o zaměstnanci bývají rozdělené na více místech
V mnoha firmách nejsou informace o zaměstnanci soustředěné v jednom systému.
Část má personalista, část vedoucí provozu, něco je v e-mailu, něco ve sdíleném disku a něco v tabulce.
Na první pohled to může fungovat. Problém nastane ve chvíli, kdy je potřeba rychle zjistit například:
zda má zaměstnanec platnou pracovnělékařskou prohlídku, kdy absolvoval poslední školení BOZP, zda má potřebnou kvalifikaci, jestli mu nekončí důležité oprávnění, kde je uložený konkrétní dokument, jaké pracovní pomůcky mu byly předány.
Místo rychlé odpovědi pak začíná dohledávání.
To znamená zbytečné telefonáty, e-maily, kontrolu několika systémů a často také ruční ověřování údajů, které už nemusí být aktuální.
BOZP není jen dokument uložený ve složce
Evidence BOZP by neměla končit tím, že firma uloží potvrzení o absolvovaném školení.
Důležité je také vědět, kdo školení absolvoval, kdy se tak stalo, jakého typu školení se týkalo a zda bude potřeba jeho opakování.
U většího počtu zaměstnanců se velmi rychle stává nepraktickým kontrolovat podobné informace ručně.
Firma proto potřebuje přehled, který jí umožní snadno rozlišit:
co je aktuálně v pořádku, co se blíží ke konci platnosti, co už vyžaduje pozornost, kterého zaměstnance se problém týká, jaký další krok je potřeba provést.
Smyslem není vytvořit další administrativní povinnost. Smyslem je získat přehled dříve, než problém ovlivní provoz.
Pracovnělékařské prohlídky potřebují stejnou pozornost
Podobná situace vzniká u pracovnělékařských prohlídek.
Pokud firma zjistí blížící se termín s dostatečným předstihem, může další postup naplánovat bez zbytečného stresu.
Pokud se na termín přijde pozdě, začíná se vše řešit na poslední chvíli.
Provoz přitom nepotřebuje pouze informaci, že dokument někde existuje.
Potřebuje znát jeho aktuální stav.
Manažer by měl být schopen rychle zjistit například:
kterým zaměstnancům se blíží termín prohlídky, kdo má potřebnou dokumentaci aktuální, u koho je potřeba něco doplnit, zda může konkrétní zaměstnanec bezpečně nastoupit do plánovaného provozu. Dostupný zaměstnanec nemusí být připravený zaměstnanec
Při řízení provozu nestačí vědět, že má zaměstnanec volný čas a může přijít na směnu.
Pro konkrétní práci může být zároveň potřeba splnění dalších podmínek.
Zaměstnanec může být dostupný, ale současně:
nemít potřebnou kvalifikaci, nemít aktuální školení, nemít požadované oprávnění, čekat na doplnění dokumentace, nemít evidované potřebné vybavení, nesplňovat interní podmínky firmy pro konkrétní pracoviště.
Teprve propojením provozní dostupnosti a skutečné připravenosti zaměstnance vzniká použitelný pohled na pracovní kapacitu.
Kvalifikace a oprávnění patří přímo k zaměstnanci
V řadě provozů nestačí obecné pracovní zařazení.
Některé úkoly mohou vykonávat pouze lidé s konkrétní kvalifikací nebo oprávněním.
Může jít například o obsluhu vysokozdvižného vozíku, interní certifikace, odborná školení nebo další profesní předpoklady.
Pokud jsou informace o kvalifikacích oddělené od ostatních údajů o zaměstnanci, manažer musí při každém rozhodnutí kontrolovat několik zdrojů.
Mnohem praktičtější je mít je součástí jednoho profilu zaměstnance.
Pak lze při plánování nebo změně provozu rychle zjistit:
kdo požadovanou kvalifikaci má, komu její platnost končí, kdo ji naopak vůbec nemá, které pracovní role jsou aktuálně pokryté. Dokumentace zaměstnance nemá být digitální skladiště
Digitalizace dokumentů sama o sobě problém neřeší.
Pokud firma pouze přesune papírové složky na sdílený disk, získá sice elektronické soubory, ale stále může mít problém s orientací, aktuálností a dohledáním správné verze.
U zaměstnance se mohou během jeho působení ve firmě objevit například:
pracovní smlouvy, dodatky, potvrzení, interní dokumentace, podklady související s ochranou osobních údajů, záznamy o školeních, doklady o kvalifikaci, předávací protokoly pracovních pomůcek.
Hodnota systému proto není pouze v tom, že dokument uloží.
Důležité je také vědět, ke komu patří, jaký má význam, zda je aktuální a zda s ním souvisí další termín nebo úkol.
Pracovní pomůcky jsou součást stejného příběhu
Stejně tak evidence pracovních pomůcek často začíná jako jednoduchý seznam.
U menšího týmu to může stačit. S větším počtem zaměstnanců ale rychle přibývají otázky:
co bylo zaměstnanci vydáno, kdy to převzal, zda existuje potvrzení o převzetí, co bylo vráceno, co má zaměstnanec stále evidované, kdo za danou položku odpovídá.
Pokud je evidence pracovních pomůcek propojená přímo se zaměstnancem, není potřeba vytvářet další samostatný svět mimo ostatní HR a provozní informace.
Největší problém není chybějící dokument, ale chybějící přehled
Ve skutečnosti často není největším problémem samotná absence dokumentu nebo prošlý termín.
Problém je v tom, že se o něm firma dozví příliš pozdě.
Teprve několik dní před koncem platnosti prohlídky. Až ve chvíli, kdy je potřeba zaměstnance zařadit na konkrétní práci. Nebo až při kontrole dokumentace.
Dobře nastavený systém by proto neměl pouze ukládat informace.
Měl by pomáhat rozpoznat:
co se blíží ke konci platnosti, co už vyžaduje pozornost, kterého zaměstnance se situace týká, jaká část provozu může být ovlivněná.
Informace se tím mění z pasivního záznamu na podklad pro skutečné rozhodování.
Proč časem přestává stačit Excel
Excel je užitečný nástroj a pro malý tým může být naprosto dostačující.
S rostoucím počtem zaměstnanců ale začínají přibývat problémy.
Jedna tabulka obsahuje BOZP, druhá lékařské prohlídky, třetí kvalifikace a další informace jsou uložené v osobních složkách zaměstnanců.
Postupně tak vzniká prostředí, ve kterém:
různí lidé pracují s různými verzemi dat, informace se musí ručně aktualizovat, termíny se hlídají v několika kalendářích, dokumenty jsou oddělené od provozních informací, chyba se často projeví až ve chvíli, kdy je potřeba něco rychle řešit.
Firma tedy data má, ale nemusí je mít skutečně pod kontrolou.
Jeden zaměstnanec, jeden přehled
Praktičtější přístup spočívá v tom, že všechny důležité informace pracují se stejným zaměstnancem.
Na jednom místě potom lze vidět například:
základní údaje a pracovní zařazení, dokumentaci, BOZP, pracovnělékařské prohlídky, kvalifikace a oprávnění, pracovní pomůcky, absence a dostupnost, naplánované směny.
Manažer ani HR pak nemusí při každém rozhodnutí hledat odpověď v několika systémech.
Stačí otevřít profil zaměstnance a během chvíle vidět, co je v pořádku a čemu bude potřeba věnovat pozornost.
Workforce management není jen plánování směn
Při slově workforce management si mnoho lidí stále představí hlavně kalendář a rozpis směn.
Řízení zaměstnanců je ale podstatně širší.
Nestačí pouze rozhodnout, kdo má v pondělí ranní směnu.
Firma potřebuje také vědět, zda je zaměstnanec správně zařazený, proškolený, způsobilý, vybavený a zda má potřebnou dokumentaci.
Teprve kombinace těchto informací dává manažerům skutečný přehled o tom, zda je tým připravený na provoz.
Od nástupu po každodenní provoz
Právě na tomto principu je postavený Naplánuj.online.
Cílem není pouze plánovat směny, ale propojit celý životní cyklus zaměstnance do jednoho prostředí.
Od preboardingu a onboardingu přes každodenní plánování směn, docházku a absence až po dokumentaci, BOZP, lékařské prohlídky, kvalifikace a evidenci pracovních pomůcek.
Firma tak nemusí řešit jednu část v tabulce, druhou v e-mailu a třetí v papírové složce.
Důležité informace jsou dostupné tam, kde dávají největší smysl — přímo u zaměstnance.
Méně administrativy znamená více času na lidi
Smyslem digitalizace HR a provozu není vytvořit další systém, který bude muset někdo obsluhovat.
Právě naopak.
Technologie by měla odstranit část rutinní administrativy, upozornit na důležité termíny a dát odpovědným lidem rychlý přehled bez zdlouhavého dohledávání.
Čím méně času musí HR nebo manažeři věnovat kontrole tabulek, složek a jednotlivých evidencí, tím více času mohou věnovat samotným zaměstnancům a provozu.
Moderní workforce management proto není jen o tom vědět, kdo má kdy směnu.
Je také o tom mít jistotu, že je zaměstnanec připravený, proškolený, způsobilý a že firma má potřebné informace pod kontrolou.
Od nástupu po poslední směnu.