Léto se blíží a s ním i každoroční bitva o termíny dovolených. Pokud ve vaší firmě stále kolují papírové lístky, e-maily nebo zprávy na WhatsAppu, pravděpodobně trávíte více času administrativou než skutečným řízením provozu. Moderní WFM systém ale mění pravidla hry: od schválení žádosti až po automatickou úpravu směn.
Problém: „Schválil jsem mu dovolenou, ale zapomněl jsem ho smazat ze směny“
Tuto větu slyšíme u firem, které plánují v Excelu, nejčastěji. Manažer v dobré víře podepíše dovolenou, ale už nepromítne tuto změnu do složité tabulky rozpisu směn. Výsledek? V den "D" chybí na provozu člověk, linka stojí nebo restaurace nestíhá.
Žádost o volno na dva kliky
V digitálním systému nepotřebuje zaměstnanec hledat vedoucího v kanceláři. Jednoduše v mobilní aplikaci vybere termín a typ absence (dovolená, lékař, náhradní volno). Okamžitě také vidí svůj aktuální zůstatek dovolené, takže odpadají dotazy na mzdové oddělení typu: "Kolik mi ještě zbývá dní?"
Manažerský přehled: Kdo už chybí?
Když manažerovi pípne notifikace s žádostí o volno, systém mu hned ukáže širší kontext:
- Kdo další má v ten termín už volno?
- Bude dodržen minimální počet lidí na směně?
- Má zaměstnanec na daný počet dní vůbec nárok? Schválení nebo zamítnutí je pak otázkou vteřiny, přičemž zaměstnanec dostane okamžitou informaci zpět.
Magické tlačítko: Automatické zrušení směn
Tady přichází největší výhoda systému naplanuj.online. Ve chvíli, kdy manažer schválí absenci, systém provede kontrolu. Pokud má zaměstnanec v daném termínu už naplánované směny, systém je automaticky zruší a uvolní místo.
- Žádné ruční přepisování: Rozpis se aktualizuje sám.
- Upozornění na díru v plánu: Manažer okamžitě vidí, že mu v daný den vzniklo neobsazené místo, které musí vyřešit (např. vypsáním volné směny pro ostatní).
Legislativa v suchu
Sledování fondu pracovní doby a povinných odpočinků je v digitálním systému automatizované. Systém hlídá, abyste dodrželi zákoník práce, což je u ručně psaných absencí téměř nemožné uhlídat.
Evidence absencí by neměla být detektivní prací. Přechodem na digitální schvalování ušetříte průměrně 4 hodiny čistého času týdně, které dříve padly na přepisování dat a hledání chyb.
Chcete vidět, jak automatické rušení směn funguje v praxi? Vyzkoušejte naplanuj.online na 30 dní zdarma.